Até 09/09 empresas de 79 setores terão de emitir nota fiscal eletrônica nas transações com outras companhias. É uma das etapas do Sped, que prevê a transferência de todos os documentos contábeis e fiscais para o meio eletrônico. Veja como o Sped afetará as pequenas e médias empresas.

Até quando será permitido usar a nota fiscal tradicional?
Fabricantes de medicamentos, frigoríficos e distribuidores de combustíveis e cigarros são alguns dos negócios que já têm obrigação de emitir o documento em formato eletrônico. Desde o início de abril deste ano, entraram também empresas distribuidoras de bebidas e de aço, entre outras. Setembro será o
prazo final para fabricantes de cosméticos, de equipamentos de informática e laticínios, por exemplo. A lista completa dos setores está disponível nos sites das secretarias de Fazenda de cada estado.

O que muda para as pequenas e médias empresas?
A nota fiscal eletrônica aumentará a capacidade do Fisco de combater a sonegação. Hoje, com a nota em papel, a fiscalização acaba acontecendo de forma reativa, quando os funcionários da Receita batem à porta da empresa para averiguar com lupa todos os dados fiscais e contábeis. Com a nota eletrônica, a possibilidade de vigilância passa a ser online, permanente e em tempo real.

O que acontece se o sistema não for implantado ou não funcionar?
Ao emitir uma nota eletrônica, o sistema varre os dados da rede. Se houver irregularidades na situação do comprador ou do vendedor, a emissão não é efetuada. E, sem nota fiscal, a mercadoria não circula — pelo menos não legalmente.

Há ganhos em produtividade ou custos?
Com o fim da papelada, é possível diminuir em até 80% os custos com a emissão de notas físicas. Outro ganho possível está na logística. A nova documentação fiscal, dotada de código de barras, torna mais ágil a
conferência em postos rodoviários do Fisco e reduz o tempo das viagens.

Há outros motivos para pequenas ou médias empresas que não são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica aderirem voluntariamente ao sistema?
Sim. Boa parte das grandes empresas já trabalha com nota fiscal eletrônica. Os especialistas acreditam que, no médio prazo, elas devem dar preferência a fornecedores que também façam suas emissões eletronicamente —incluindo os de pequeno e médio porte.

Quais os obstáculos para a implantação?
Um ponto nevrálgico é a base de dados. É preciso passar um pente-fino nas informações cadastrais dos clientes e fornecedores, o que significa conferir endereço, CNPJ e razão social de cada um. Manter um banco de informações correto e atualizado é um ponto fraco na maioria das empresas — pequenas ou
não. Com a automatização, o sistema não executa a operação caso haja incompatibilidade entre os dados que constam na nota e aqueles do Fisco — da mesma forma que o sistema dos bancos rejeita uma transferência de dinheiro pela internet se o CPF do beneficiado for preenchido errado.

Qual o custo para preparar uma pequena ou média empresa para a mudança?
As secretarias da Fazenda oferecem um software gratuito para emissão de nota fiscal, sem limite de utilização. Além disso, há no mercado uma ampla oferta de tecnologias para empresas de pequeno e médio porte, cobradas por utilização. Os pacotes podem incluir, além da implantação do software, treinamento dos funcionários, armazenamento das notas (obrigatório por cinco anos) e integração com outros sistemas da empresa, como os de gestão financeira e de planejamento de produção. Os custos variam, mas há soluções
a partir de 20 centavos por nota emitida.

Quem deve conduzir a implantação do Sped nas empresas?
Os especialistas dizem que, nas pequenas e médias empresas, a implantação deve ser acompanhada pelo próprio dono — as mudanças necessárias podem ser uma ótima oportunidade para o empreendedor rever processos, reduzir custos e aumentar a eficiência dos negócios.

Fonte: Portal Exame

Fui buscar mais algumas informações importantes para o e-commerce e encontrei algumas abaixo.

Quais são as vantagens da NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.

Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:

* Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via;

* Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;

* Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico;

* GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;

* Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e;

* Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Com a NF-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização;

* Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação “empresa - à - empresa”). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.
Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:

* Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;

* Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;

* Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;

* GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

* Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.

Benefícios para a Sociedade:

* Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;

* Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;

* Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

* Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.

O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações?
… O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código “55” na escrituração da NF-e para identificar o modelo…

As médias e pequenas empresas também podem emitir NF-e?

Não há nenhuma restrição quanto ao porte das empresas emissoras de NF-e. Empresas voluntárias de pequeno e médio porte também poderão se credenciar como emissoras de NF-e.

Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF-e?

As empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em resumo:

* Se não estiver credenciada sumariamente em decorrência da obrigatoriedade, solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma unidade da federação não credencia a empresa perante as demais unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e.

* Possuir certificação digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa);

* Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e ou utilizar o “Emissor de NF-e”, para os casos de empresa de pequeno porte.

Mais informações acesse o site: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/